Kofax PaperPort 14 Professional dla wydajnej pracy

W prawie każdym biurze w szafach piętrzą się teczki z dokumentami. Ponieważ istnieją również prawne okresy przechowywania dokumentów, z czasem gromadzą się ogromne ilości folderów z dowodami dostawy, fakturami i gotową korespondencją. Jeśli po pewnym czasie trzeba ponownie uzyskać dostęp do ważnego dokumentu, konieczne jest żmudne poszukiwanie. Osoba, która była odpowiedzialna za złożenie dokumentów, może już nie pracować w firmie lub mogła zostać przeniesiona do innego działu. Składanie dokumentów w formie cyfrowej jest o wiele łatwiejsze i bardziej przejrzyste. Ale jak można szybko i łatwo zdigitalizować papierowe dokumenty? Odpowiedzią jest Kofax PaperPort 14 Standard lub Professional.

Co potrafi to nowoczesne oprogramowanie?

Pomaga skanować papierowe dokumenty. Następnie są one konwertowane do formatu PDF. Jest to format pliku, który stał się standardem zarówno w sektorze zawodowym, jak i prywatnym. Wielką zaletą tego formatu jest to, że istnieje darmowa przeglądarka dla każdego systemu operacyjnego . Są one dostępne nie tylko dla systemów Windows i Linux, ale także dla Maca, Androida i wszystkich innych systemów. Nie ma więc użytkownika, który nie mógłby obejrzeć takiego dokumentu. Jednak oprogramowanie Kofax nie konwertuje tylko prostych plików tekstowych, ale także dokumenty o bardzo skomplikowanych układach. Mogą to być broszury, ulotki lub inne rzeczy. W każdym razie wszystko jest wyświetlane zgodnie z oryginałem.

Ale to nie wszystko. Możliwe jest także wprowadzanie zmian w zeskanowanych dokumentach. Oprogramowanie jest wyposażone w liczne funkcje edycyjne, które są bardzo podobne do edytorów tekstu. Jest to ogromna zaleta, ponieważ przed ostatecznym złożeniem dokumentów można jeszcze wprowadzić ważne zmiany. Nie jest do tego potrzebna żadna dodatkowa aplikacja.

Wygodna i przejrzysta segregacja dokumentów

To, jak zaprojektujesz swój system segregacji, zależy oczywiście od ciebie. W zależności od objętości i liczby dokumentów, które mają być złożone, stosuje się różne systemy. Niektóre firmy używają po prostu lat i miesięcy. W innych firmach odbywa się sortowanie tematyczne. Jeszcze inni używają porządku alfabetycznego do tworzenia swoich folderów. Dzięki Kofax PaperPort 14 Professional możesz również korzystać z opcji archiwizowania na dysku sieciowym. Dzięki temu bardzo łatwo jest dzielić się dokumentami z innymi współpracownikami. Uciążliwe przesyłanie plików pocztą elektroniczną nie jest już konieczne.

Nawet przy zoptymalizowanej archiwizacji może się zdarzyć, że nagle przestaniesz pamiętać, gdzie dany dokument został zapisany. Nie jest to jednak powód do niepokoju. Zarówno Kofax PaperPort 14 Standard, jak i Professional posiadają intuicyjną i łatwą w użyciu funkcję wyszukiwania. Wszystko, co musisz zrobić, to wpisać słowo kluczowe w pole wyszukiwania. Następnie zostanie wyświetlona lista dokumentów zawierających ten termin. Jest to wielkie ułatwienie.

Dlaczego powinieneś kupić Kofax PaperPort 14 Professional?

To nowoczesne oprogramowanie pomaga ci w codziennej pracy biurowej. Dokumenty papierowe są skanowane w mgnieniu oka i nie zajmują już miejsca na półce z dokumentami. Dzięki różnorodnym opcjom archiwizacji i rozbudowanej funkcji wyszukiwania skorzystasz zarówno z mniejszego nakładu pracy, jak i z oszczędności czasu. Na pewno pokochasz to oprogramowanie, bo bardzo ułatwi ci codzienne życie w biurze.